Trabalhar mais não é a solução para ser mais produtivo, são coisas distintas. Você pode estar trabalhando mais porque tem um volume maior de coisas para serem feitas ou porque está priorizando mal seu trabalho ou porque simplesmente perde muito tempo com interrupções e reuniões desnecessárias. Vamos ver algumas saídas para trabalhar menos: Adicione Equipe sem aumentar seu custo Tenho cada vez mais recomendado a contratação de secretárias, assistentes ou até mesmo estagiários para equipes de trabalho. Todo mundo reclama que tem coisas demais para serem feitas, que o volume de trabalho é gigante, mas boa parte desse trabalho são tarefas rotineiras, simples, sem grande relevância e que poderiam ser executadas por um assistente.

Imagine que você precisa fazer um relatório sobre investimento de mídia na Internet para seu chefe. Este trabalho irá exigir uma série de pesquisas, ligações e troca de e-mails com os portais. Neste caso, boa parte do trabalho é braçal e outra parte intelectual. Se você tem um assistente na equipe que possa executar o trabalho braçal, economizará tempo e dinheiro para focar em outras coisas realmente importantes. A conta é muito simples, se você tem um custo de R$ 30/hr e supondo que gastará 10 horas para fazer essa tarefa, um assistente pode sair por menos da metade do custo hora e liberar 10 horas para você de tempo e dinheiro!

Esse tipo de recurso pode ser compartilhado entre áreas, ou até ter uma cota de horas para cada membro da equipe. Se sua equipe utilizar um sistema online como o NEOTRIAD fica ainda mais fácil analisar as demandas e controlar o que está sendo delegado.

Corte o Circunstancial e as falsas urgências

Analise criticamente sua lista de prioridades e veja que atividades não irão trazer nenhum resultado, essas são o que chamo de atividades circunstanciais. Que mal fará cortá-las? Converse com seu chefe ou sua equipe sobre esse tipo de atividade e tente excluí-las das prioridades, pois com o tempo elas vão se tornar menos freqüentes.

Outro problema são as falsas urgências, aquelas que surgem na sua mesa gritando: “você pode ver isso aqui rapidinho?” ou no seu e-mail como: “Urgente – Abra logo!” e em boa parte são falsas urgências ou coisas totalmente desnecessárias. É preciso uma política pessoal de corte dessas interrupções. Uma primeira providência é cuidar do seu e-mail. Se você criar 3-4 horários/dia para cuidar de suas mensagens e pedir para que e-mails urgentes sejam trocados por ligações, já ajudará bastante. Ser mais assertivo e aprender a dizer não também ajudarão muito.

Foco, foco e mais foco!

Se você parar para analisar seu dia vai reparar que boa parte dele é perdido com pequenas distrações. Por exemplo: quando você está preparando uma planilha complexa parece que coçam os dedos para abrir seu e-mail, ver um site, olhar o MSN, tomar um café, etc. Essas coisinhas fazem com que sua tarefa de 30 minutos termine em 1 hora e por isso não dá tempo de fazer nada. Quando tiver algo para fazer, não deixe a duração ser muito grande e desligue qualquer tipo de interrupção quando for executar a tarefa.

Posso garantir que é possível ganhar até 2hs/dia se você seguir as recomendações dos artigos. É uma questão de escolha: Em que lugar quero focar meu tempo e se quero uma vida na Importância ou no Estresse! Trabalhar e viver com sabedoria é a nova moeda para fazer seu equilíbrio e talento renderem mais!