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Quando falamos sobre gerenciamento de e-mails vem sempre a pergunta sobre a melhor forma de organizar seus e-mails nas pastas. Tive a oportunidade de conhecer diversas formas de organização de e-mail das pessoas, das mais bizarras à outras extremamente funcionais e com certeza a estratégia de organização faz muita diferença no tempo necessário na hora de localizar um e-mail ou de simplesmente organizar seus e-mails.
Para começar é preciso pensar na hierarquia das suas pastas, o que recomendo é que você crie uma estrutura de organização similar a sua organização de arquivos e papeladas, dessa forma você terá um “mapa” único para suas informações, que é aplicado da mesma forma em cada ambiente específico. Chamo esse mapa de Taxonomia Pessoal, que é a hierarquia de organização das suas informações (digitais ou físicas).
Quanto mais esse mapa estiver aplicado em outros ambientes (em seus arquivos, armários e pastas do seu computador), mais eficaz ele será, pois será constantemente lembrado. A organização das pastas de e-mail devem seguir esse mapa.
Veja algumas estratégias para construir esse mapa e organizar seu e-mail: |
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| Simples & Objetivo |
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| Quanto mais simplificado e objetivo tiver o mapa, melhor. Divida bem as categorias principais, de forma que os assuntos não se misturem e evite criar muitas ramificações. |
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| Evite categorias principais como Anos |
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| É muito mais eficaz organizar suas pastas por assuntos do que por anos (2007,2008,etc), fica mais difícil localizar um item pelo ano de acontecimento do que pelo assunto específico. O que você pode fazer é dentro da Categoria principal, dividir por anos, mas o mais recomendado é que você tenha um Arquivo Morto de e-mails para os anos anteriores (ai neste caso ele pode ter o nome do ano como categoria principal e a taxonomia dentro desse ano). |
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| Evite Pastas com Nomes de Pessoas |
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| Outro erro muito comum é a criação de pastas com nomes de colaboradores, logo abaixo da Caixa de Entrada atrelado a regras que movem automaticamente a mensagem de acordo com o remetente para sua caixa específica, essa técnica multiplica os pontos de entrada e processamento de e-mail que você precisará lidar e só é válido no caso de e-mails circunstanciais (como por exemplo uma newsletter de uma empresa parceira, etc) ou no caso de regras específicas de comunicação dentro da empresa. |
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| Crie a pasta “KBASE” |
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Sugiro que você crie uma pasta para armazenar e-mails que você gostaria de armazenar pois tem algum tipo de conhecimento relevante para sua vida ou carreira. Quando você recebe uma newsletter e tem um artigo interessante que poderá usar no futuro, é nessa pasta que deve ser armazenado. Essa base de conhecimento (knowledge base), deve ter sub-pastas com assuntos específicos de interesse (por exemplo: Finanças ; Marketing ; Inglês). |
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| Caixa de Entrada Vazia |
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A caixa de entrada deve armazenar apenas e-mails que chegaram, e-mails que estão aguardando algo de terceiros ou que você está trabalhando. Caixa de entrada não foi feita para ter e-mails arquivados. Se você pensar que cada e-mail tem uma alta probabilidade de se transformar em uma tarefa, verá uma relação direta entre a sua caixa de entrada e sua lista de afazeres, logo chegue ao fim do dia com ambas limpas. |
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| Evite armazenar Anexos |
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| Sempre que o anexo tiver sentido isoladamente da mensagem é recomendado que você armazene em suas pastas de arquivos e não em suas pastas de e-mails, isso evita aumentar o tamanho de seu arquivo de e-mail, deixando mais rápido. |
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Organizar suas pastas de e-mail é ganhar mais tempo no seu dia-a-dia, reserve alguns minutos na sua semana para cuidar dessa tarefa fundamental para sua produtividade. Outra boa prática é adotar um software de indexação (como o Google Desktop, Copernicus, MSN Dekstop ou ativar o recurso no Windows Vista), caso a sua organização falhe esses softwares podem salvar minutos preciosos na busca de informações!
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Autor: Christian Barbosa |
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