O que seus amigos e-malas fazem que você odeia? Que dicas você daria para ele?
  » Deixe seu comentário!

O assunto do e-mail se tornou um “sucesso” em blogs e sites sobre produtividade. Está mais do que provado que você passa muito tempo com seu e-mail no dia-a-dia e precisa ser o mais eficaz possível, caso contrário algumas horas preciosas terão sido jogadas no lixo.

O problema do e-mail é que não adianta você ser um expert para lidar com suas mensagens se as outras pessoas não fizerem o mesmo. As pessoas que possuem péssimos hábitos com e-mails dou o nome de “E-Mala”, ou seja, aquele chato que vive mandando mensagens que não têm nada a ver, que fazem você perder tempo, que você não entende ou que deixam você maluco.

Será que você já não foi (ou é) um “E-mala” para alguém? Para descobrir, faça o teste e descubra se você é um E-mala.
Se você for um E-mala, veja as principais estratégias para você entrar no time do “E-ficaz”:

  
 
 
 
  Coisas Complicadas: use o telefone

Se o assunto for complexo demais ou complicado para se expressar por e-mail a chance do e-mail ficar incompleto ou longo demais é grande, neste caso o recomendado é o uso do telefone e após explicado documente se necessário via e-mail.
 
     
 
 
 
  Evite copiar todos

Utilize o recurso de (Cc) apenas em caso de extrema necessidade, sempre que puder utilize a cópia oculta (Cco), isso evitará que as pessoas comecem a responder para todos o e-mail. Se for necessário copiar todos visivelmente, informe na primeira linha do e-mail a ação, algo do tipo: “POR FAVOR RESPONDAM APENAS PARA MIM SE....”.
 
     
 
 
 
 
  Poupe os olhos do seu leitor

A forma como você escreve seus e-mails pode ajudar ou complicar a vida do seu leitor, por isso é necessário extremo cuidado. Ao escrever um e-mail recomendo que as pessoas utilizem a regra que crie chamada SOFTA:.
 
 
       
  Simples – Mantenha o seu e-mail simples, curto, sem aqueles fundos de tela pretos com letras vermelhas ou bonequinhos pulando na tela.  
 
   
 
  Objetivo – Seja específico e direto ao ponto no que deseja falar. Seu e-mail deve ser útil e para isso não fique com diversos assuntos ou escopos que não dizem nada.  
 
   
 
 

Focado – Mantenha o foco no objetivo escolhido e
escreva coisas coerentes com ele. Faça com que o assunto resuma o objetivo da conversa.

  
 
   
 
 

Tipografia – Nada de fontes escandalosas, uma boa Arial tamanho 10 é o recomendado, não precisa inventar moda. Também utilize tópicos, negrito para destacar partes importantes e espaço entre parágrafos.

  
 
   
 
 

Ação – Especifique para o destinatário o que deve ser feito com o e-mail (arquivar, delegar, agir, planejar, responder, encaminhar, etc).

  
 
   
 
 
  Ser um “E-ficaz” é fácil e ainda rende bons relacionamentos no trabalho e com seus amigos, bastam apenas algumas boas práticas na hora de escrever e responder seus e-mails. O tempo é muito precioso e escasso nos dias de hoje para você perdê-lo ou fazer com que os outros o percam! Use seu tempo com sabedoria, começando com seus e-mails e fuja do “E-mala”!  
  Autor: Christian Barbosa