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A forma como você escreve um e-mail pode ajudar ou prejudicar a pessoa que irá recebê-lo no quesito de produtividade e gestão de tempo.
Temos de nos conscientizar de que a boa redação de um e-mail ajuda o nosso próprio tempo e de terceiros e evita que a gente se transforme em um “E-mala” que ninguém agüenta.
Veja 10 estratégias para escrever bem seus e-mails: |
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Cuide do Layout |
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Evite utilizar letras decorativas, fundos coloridos com contrastes, imagens flutuantes no e-mail e outras parafernálias visuais que só atrapalham a leitura. Utilize fontes como Arial ou Verdana, em um tamanho 10, parágrafos curtos e com espaço entre eles. |
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Escreva pouco |
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E-mails não são um romance (apesar de servir para tal propósito algumas vezes), São uma forma de você se comunicar rapidamente. Escreva apenas o necessário para passar sua informação, e-mails muito longos não estimulam sua leitura e podem ser negligenciados. Tente manter seus e-mails por volta de mil caracteres (em média 4-5 parágrafos). |
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Utilize sub-tópicos |
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Ao escrever seu e-mail, sempre que possível utilize tópicos (bullets ou numeração) para elencar os principais assuntos. Além de melhorar o layout visual do e-mail, ajuda na compreensão e leitura do mesmo. |
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Cuidado com “feed-backs” |
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Aqui vale aquela velha regra: “elogie em público, chame a atenção no privativo”, nunca utilize o e-mail para criticar alguém, principalmente se o e-mail tiver cópia para outras pessoas, além de ser extremamente desagradável pode gerar problemas legais, caso você tenha se “excedido”. |
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E-mail é público |
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Se você acredita que um e-mail é confidencial, esqueça, não há segurança no envio de e-mails tradicionais e também não há restrições sobre o encaminhamento ou como o mesmo será armazenado pelo destinatário, por isso sempre escreva consciente de que alguém poderá ler seu e-mail. |
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Confirmação de leitura |
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Algumas pessoas têm a inconveniente mania de solicitar confirmação de leitura do e-mail, além de ser invasivo, nem sempre funciona da forma adequada. Ao invés disso, escreva na primeira linha do e-mail:
FAVOR CONFIRMAR O RECEBIMENTO DESTA. |
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Assunto |
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O assunto resume o conteúdo do e-mail, por isso evite assuntos do tipo: “Urgente – leia agora!”, “Reunião” e comece a adotar assuntos com sentido como: “Importante – Relatório de Caixa Ago/08” , “Reunião para aprovação da nova empresa de tecnologia para o site”. |
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Anexos |
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Sempre que possível evite o envio de anexos, além de deixar a mensagem mais lenta e pesada, os novos sistemas anti-spam têm barrado e-mails verdadeiros por conta disso. Se possível, informe o link para o arquivo. |
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Cópia no oculto |
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Evite ao máximo copiar as pessoas na cópia aberta, ao invés disso utilize a cópia oculta, para evitar que respondam e-mails desnecessariamente, se for inevitável a cópia visível, defina a ação que deve ser tomada (ou não) ao receber o e-mail. |
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Utilize uma assinatura padrão |
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Configure seu software de e-mail para adicionar uma assinatura (em texto ao invés de imagem) que contenha seu nome, telefone de contato e site. |
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Muito cuidado na escrita do seu e-mail, criando bons hábitos de redação você economizará seu tempo e de seus leitores. Não deixe o vírus do “E-mala” contaminar você! |
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Autor: Christian Barbosa |
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